Skip to content
Основни грешки, счетоводни и данъчни проблеми при онлайн продажби в Европа
Онлайн магазините, регистрирани в България и продаващи в ЕС, често допускат лесно преодолими счетоводни и данъчни грешки — грешни ДДС ставки, пропуски в регистрацията по OSS/IOSS, лоша отчетност и забавени плащания. Тази статия описва най-честите проблеми, последствията и конкретни стъпки за предотвратяване и корекция.
Ключови понятия: OSS (One Stop Shop), IOSS (Import One Stop Shop), дистанционни продажби, B2C, прагове за дистанционни продажби, местни ДДС ставки. (VAT e-Commerce – One Stop Shop)
1. Основни грешки
- Неправилна класификация на клиента (B2B вместо B2C) → неправилно приложение на местни ставки/нулев процент.
- Липса на регистрация по OSS/ IOSS когато е необходима → съществува риск от глоби и задължение за локална ДДС регистрация. (VAT e-Commerce – One Stop Shop)
- Прилагане на български ДДС вместо ставката на държавата на купувача (място на потребление) → корекции и санкции. (European Union)
- Непълни фактури и липса на данни за транзакции → отказ от възстановяване/удостоверяване при ревизия.
- Лоши архиви (недостатъчно данни по поръчки, плащания, ЕСТИ/регистри) → невъзможност за доказване при контрол. (NRA)
- Грешно използване/липса на IOSS при внос под €150 → задържане на пратки и допълнителни задължения. (Publications Office of the EU)
- Забавяне на декларации и плащания в OSS → глоби, лихви и възможно отстраняване от схемата. (Sovos)
2. Подробни проблеми и как да ги избегнете
– Неправилно определяне на вида продажба: B2B vs. B2C
Проблем: Ако продадете на регистрирана фирма в друга държава (B2B) и приложите B2C/OSS правила, ще начислите грешен ДДС.
За да го избегнете : си искайте валиден VAT номер от клиента и го валидирайте (VIES) преди да приложите нулевия режим; съхранявайте доказателства за статуса му.
Рискове: допълнителни данъци, корекции и глоби при ревизия.
- Грешки при регистрация и прилагане на OSS / IOSS
Проблем: Нерегистрираните продавачи ползват временни прагове или продължават да начисляват само български ДДС след като са задължени да използват OSS (праг 10 000 евро).
Как да го избегнете: следете годишните дистанционни продажби (праг 10 000 EUR) и регистрирайте се своевременно в OSS (чрез НАП за български търговци).
Рискове: нужда от регистрация по ДДС във всяка държава, където сте продали; санкции.
- Прилагане на грешна ДДС/VAT ставка (по държави)
Проблем: всяка държава-членка има свои стандартни и намалени ставки; използването на българска ставка вместо местната е честа грешка.
Как да го избегнете: спазвайте актуална ДДС/VAT ставка в системата (или ползвайте актуален софтуерен модул). Проверката трябва да бъде автоматична при checkout (по адрес/дестинация). (European Union)
- Липса на правилна фактура или документация
Проблем: непълни фактури, липса на доказателства за доставка/плащане, липса на договори с посредници/спедитори.
Как да го избегнете: стандартизиран шаблон за фактура (включва всички данни по закон), системно съхранение на XML/PDF и извлечения от платформи.
Рискове: отказ за приспадане, наказателни лихви.
- Неправилно прилагане на IOSS при внос (стоки < €150)
Проблем: неползване на IOSS води до облагане при внос и забавяне.
Как да го избегнете: регистрирайте се по IOSS или работете с доставчик/консутант, който да предостави IOSS регистрация/номер. (Publications Office of the EU)
- Лошо водене на архиви и липса на централизирана отчетност
Проблем: множество канали за продажба (Shopify, Amazon, собствен магазин), липса на консолидирани записи.
Как да го избегнете: централизирайте данните чрез ERP/софтуер, синхронизация с платформите и автоматични експортни файлове за счетоводство.
3. Счетоводни последствия и чести ревизионни казуси
- Несъответствие между данните в OSS декларациите и реалните приходи → ревизия от данъчните администрации.
- Неправилно отчитане на входящ ДДС (за международни покупки) → загуба на право на приспадане.
- Грешки във валутни операции и неточни курсове при международни плащания → корекции в данъчната основа.
- Липса на доказателство за износ или транспорт → данъчни претенции.
4. Практически чеклист
- Проверете дали годишните ви дистанционни продажби > €10 000 — регистрирайте OSS.
- Активирайте автоматично определяне на ДДС ставка според адрес на клиента. (European Union)
- Валидирайте B2B клиенти чрез VIES и съхранявайте доказателства.
- Внедрете IOSS за доставки от трети страни под €150 или използвайте посредник. (Publications Office of the EU)
- Централизирайте данните от всички платформи (CSV/XML експорт за счетоводството).
- Архивирайте документите минимум според изискванията на страните-членки; пазете подробни регистри за OSS.
Настройте автоматични напомняния за подаване на OSS декларации и плащания.
5. Какво да направите при открит проблем/ревизия (стъпки)
- Съберете цялата документация по реализираните транзакции (фактури, поръчки, извлечения, транспортни документи).
- Съпоставете записите намагазина с отчетите в OSS/IOSS и банковите извлечения.
- Комуникирайте с НАП/локалната данъчна администрация чрез официален представител (счетоводител/данъчен консултант). (NRA)
- Поправете регистрационни/фактурни грешки и подайте коригиращи декларации (ако се налага).
- Настройте вътрешни контролни процедури, за да не се повтори.
6. Политики, санкции и риска от блокиране на OSS
- Забавени или липсващи OSS плащания могат да доведат до санкции и временно отстраняване от схемата; отстраняването обикновено налага 2-годишен период без достъп до схемата.
- Всяка държава-членка прилага свои санкции за просрочени плащания/невярно декларирани суми; общият резултат е комбиниран риск за парични наказания и репутация.
7. Защо е важно да работите с опитен счетоводител/данъчен консултант
- Ние ще настроим системата ви да генерира коректни фактури и да прилага правилните ставки автоматично.
- Ще ви помогнем да изберете между локални регистрации и OSS/IOSS и да планирате данъчно ефективно.
- При ревизия професионалистът структурира коригиращите действия и комуникацията с НАП и чуждестранни администрации. (NRA)
8. Как ние в Online Счетоводство, конкретно можем да ви съдействаме
Ако продавате в ЕС и искате да избегнете горните рискове, ние предлагаме:
- Пълен одит на текущия ви ДДС/OSS/ IOSS статус — проверяваме дали сте регистрирани правилно и дали подавате коректни декларации.
- Въвеждане на централен архив и автоматични извлечения за счетоводството.
- Представителство пред НАП при проверки и подготовка на коригиращи декларации.
Свържете се с нас за безплатна първична консултация и бърз одит: Пишете ни, директно на info@onlineschetovodstvo.bg — ние ще прегледаме вашите данни и ще ви дадем конкретни стъпки в рамките на 48 часа.